La RGPD 2018 est enfin arrivée, elle sera en place à partir du 25 mai. Ce nouveau règlement vise à responsabiliser les entreprises ainsi que leur(s) sous-traitant(s) quant à l’utilisation des données personnelles, leur prévention et leur protection.
En tant que plateforme de VOD ou site de streaming, vous êtes, vous aussi, soumis à cette législation, puisque vous collectez et utilisez des données de vos clients.
OKAST vous aide à respecter ces obligations, en vous proposant un petit guide pratique de quelques actions à prévoir:
1/ Mettre à jour votre Politique de Confidentialité
Vous devrez ajouté les informations suivantes:
- quelles données sont collectées, à quelle finalité (envoi d’informations, amélioration du site etc…)
- les destinataires des informations personnelles collectées: vous, mais également les sous-traitants (donc nous, OKAST & FlameFy). A ce sujet vous pourrez renvoyer à notre politique de confidentialité
- la durée de conservation des données (généralement les coordonnées d’un prospect qui ne répond à aucune sollicitation ou qui n’est plus client chez vous doivent être supprimées au bout de 3 ans)
- le droit de modification, rectification ou suppression des données sur simple demande
- la personne en charge d’organiser la protection des données pour les utilisateurs (facultatif, sauf si vous faites “du suivi régulier et systématique des personnes (profilage)” ou que vous “traitez des données sensibles à grande échelle”
2/ S’assurer d’avoir un opt-in clair pour les envois d’emails promotionnels ou marketing
En tant que service de VOD vous collectez des adresses email, notamment lors de l’inscription d’un nouveau client. Si vous souhaitez adresser des emails à ces clients à d’autres fins, par exemple pour leur proposer d’acheter d’autres contenus ou s’abonner à une autre de vos offres, vous devez veiller à ce qu’ils cochent au préalable une case stipulant “J’accepte de recevoir des recommandations de contenus vidéos et bénéficier d’offres promotionnelles exclusives”
3/ Nettoyer votre base de données,
Il vous suffit de demander à vos clients actuels s’ils souhaitent continuer à recevoir des informations promotionnelles de votre part.
4/ Créer un registre des données
Il est désormais obligatoire de tenir un tableau avec toutes les transactions effectuées. Ce tableau a pour objectif d’anticiper tout potentiel risque ainsi que de faciliter les contrôles.
La RGPD n’impose pas de format de document précis. Il faudra simplement donner un certain nombre d’informations :
- Les informations personnelles (nom, prénom, etc.)
- Les finalités du traitement (pour la création de compte, pour l’envoi d’offres promotionnelles etc…)
- Descriptions des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel
- Les catégories de destinataires auxquels les données personnelles ont été communiquées
- Le délai prévu pour l’effacement
- La description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger ces informations.
Si vous utilisez OKAST, vous pouvez exporter les données de vos clients assez facilement.
Pour information, étant propriétaire des données de vos clients, vous en êtes responsable. En conséquence vous devez vous assurer de leur sécurité. En cas de violation de la sécurité des données vous devez en informer l’autorité de contrôle ainsi que les personnes concernées dans les 72 heures après avoir pris connaissance du problème.
Si vous avez créé une plateforme de VOD grâce à une solution comme OKAST vous devez vous assurer à ce que le sous-traitant respecte les consignes données et mette en place les différentes mesures techniques et organisationnelles quant à la sécurisation de celles-ci.
Si vous êtes client OKAST, soyez rassurés sur la gestion des données privées qui est sécurisée. Nous ne travaillons par ailleurs qu’avec des prestataires qui respectent cette nouvelle norme.
Dans l’objectif de vous aider à respecter ce règlement, OKAST a mis en place une case à cocher à l’inscription sur votre plateforme pour obtenir le consentement de l’utilisateur quant à l’utilisation de ses données.
Pour accéder à notre politique de confidentialité: https://okast.tv/politique-de-confidentialite/
A noter: cette note ne se veut pas exhaustive, et la mise en place complète (et adaptée à votre cas) de la réglementation RGPD vous incombe. Pour aller plus loin et connaître l’ensemble des changements, consultez le site de la CNIL ici.
Nous restons disponibles si vous avez la moindre question sur ces changements par rapport à votre plateforme VOD sur OKAST.
Pour toute question sur la RGPD et la façon dont nous traitons les données personnelles, ou sur les changements à mettre en place sur votre plateforme VOD sur OKAST vous pouvez nous contacter sur hello@okast.tv